지난 1일(금) 본교 제41대 동아리연합회(이하 동연)는 온라인에서도 동아리 장소 사용 신청이 가능하도록 신청 방식을 간소화했다. 동연 홈페이지를 통해 장소 사용 신청이 가능한 곳은 △강의실 △공동 연습실 △빈 동아리 방 등이다. 다만 동아리 구성원만 동연 홈페이지를 통해 신청할 수 있다.

  기존 장소 신청 방식은 세 단계로 구분됐다. 동아리 대표자가 장소 사용 신청서와 활동 계획서를 동연에 제출해 직접 도장을 받는다. 이후 해당 서류를 본교 학생 서비스팀에 제출해 도장을 받은 후 해당 신청서를 관리팀에 제출해 마지막 도장을 받아야만 장소 사용이 가능했다. 기존 방식은 번거로운 신청 과정으로 인해 학생들로부터 많은 불만이 제기됐다. 특히 수업 종료 시간과 교내 부서의 업무 시간이 맞지 않을 경우 불편을 겪은 것으로 나타났다. 본교 재학생 A씨는 “장소 사용 신청을 할 때마다 많은 시간을 들여야 했다”며 “여러 부서를 오가야 했기에 길게는 이틀이 소요된 적도 있다”고 전했다. 

  변경된 장소 사용 신청 방식은 온라인 방식으로 시공간적 제약 없이 신청 가능하다. 동아리 대표자가 동연 홈페이지에 장소 사용 신청서와 활동 계획서를 제출하면 온라인으로 동연과 학생 서비스팀의 도장을 받을 수 있게 됐다. 이후 동아리 대표자가 해당 신청서를 인쇄해 관리팀에 제출하면 신청이 완료된다. 기존에는 하루 10명 정도가 장소 사용 신청을 위해 학생서비스팀 사무실을 방문했지만, 방식 변경 이후에는 하루 한 명 방문할 정도로 감소했다.

  장소 사용 신청 방식 변경 후 신청을 수기로 처리해야 했던 관련 부서들의 업무도 간소화됐다.  동연 이수하(수학·21) 회장은 “학생뿐 아니라 관련 부서의 일도 간편해졌다”며 “동연 홈페이지를 더욱 학생 친화적으로 개편하기 위해 노력할 것”이라고 밝혔다.